Große Sportevents: Wie Organisatoren planen und Kosten kontrollieren

Die Sitzung begann mit zwei kontrastreichen Beispielen, den UCI-Straßenweltmeisterschaften in Zürich und der Tour de Suisse in der Schweiz. Während erstere eine einzigartige, einmalige Veranstaltung ist, handelt es sich bei letzterer um ein jährliches 8-tägiges Straßenrad-Etappenrennen.

Elisa Schorno, Head of Finance, ProTouch Global, erklärt, wie schnell diese Formate die Finanzplanung von Anfang an beeinflussen

Bei den einmaligen Veranstaltungen gehen wir in der Regel vom Projektbudget aus, das sich dann über mehrere Jahre erstreckt. Bei wiederkehrenden Veranstaltungen wie der Tour de Suisse gehen wir in der Regel von einem Jahresbudget aus, das sich wiederholt und von Jahr zu Jahr angepasst wird.

Elisa war noch nicht fertig. Sie wies darauf hin, dass für die Weltmeisterschaften bereits 2019, also viereinhalb Jahre vor Beginn der Rennen, ein erstes Budget festgelegt werden muss. Das bedeutete, dass man planen musste, ohne dass das endgültige Team feststand, und dass man sich auf sehr grobe Schätzungen verlassen musste. Inflation, Hotelkosten und Anforderungen an die Zugänglichkeit änderten sich in dieser Zeit.

Auf der anderen Seite hat die Tour de Suisse den Vorteil von "Erfahrungswerten". Gabriela Buchs, Co-Direktorin der Event Operations der UCI Strassen- und Para-Radweltmeisterschaften 2024 in Zürich, sagt dazu

Man nimmt das letzte Jahr und vielleicht die letzten drei Jahre, passt es je nach Kanton an. Die Erfahrung ist extrem wichtig.

Dieser Unterschied macht deutlich, dass einmalige Veranstaltungen auf Ungewissheit beruhen, während wiederkehrende Veranstaltungen auf Geschichte aufbauen.

Einer der größten Unterschiede in Zürich war, wie früh der Prozess beginnen musste. Die Verhandlungen mit der UCI begannen 2019, und eine Vereinbarung wurde 2020 unterzeichnet, Jahre bevor Elisa offiziell als Finanzchefin anfing. Sie beschrieb die Herausforderung

Schon viereinhalb Jahre vor der Veranstaltung muss man etwas auf die Beine stellen, das immer als Grundlage für die Finanzkontrolle dienen wird. Aber die für die Umsetzung zuständigen Personen sind noch nicht an Bord.

Diese Diskrepanz führte zu Spannungen. Das frühe "Initiativbudget" war oft zu grob und ließ kritische Details wie eine barrierefreie Infrastruktur vermissen. Gaby erinnerte sich

Am Anfang wurde die Inklusion vergessen. Dinge wie Rampen oder Toiletten für die Barrierefreiheit, diese Details kamen erst später auf und hatten einen großen Einfluss auf das Budget.

Im Gegensatz dazu ist der Budgetzyklus bei der Tour de Suisse kürzer und wird Jahr für Jahr von denselben Personen geleitet. Wie Gaby bemerkte,

Die gleichen Leute budgetieren und müssen es auch umsetzen. Das macht es viel einfacher.

Das zeigt, wie das Timing die finanzielle Genauigkeit beeinflussen kann. Je früher man beginnt, desto größer ist die Unsicherheit. Doch der frühe Beginn hatte auch seine Vorteile.

Elisa erklärte, dass die lange Vorlaufzeit der Zürich die Möglichkeit gab, in großen Dimensionen zu denken, und sagte

Wir konnten uns ehrgeizige Ziele für Inklusion und Nachhaltigkeit setzen, weil wir Jahre für die Planung hatten. Auch wenn diese Ziele das Budget überforderten, gaben sie der Veranstaltung eine klare Identität.

Gaby stimmte zu und fügte hinzu, dass solche Projekte auch stärkere politische Verbindungen schaffen

Wenn man Jahre im Voraus plant, kann man die Städte, Kantone und Interessengruppen viel früher mit ins Boot holen. Das kann einen Unterschied machen, wenn später Probleme auftauchen.

Die Planung einer Veranstaltung kann eine Herausforderung sein - deshalb hat SPORT BRAND MEDIA Wasserman als Präsentationspartner gewählt

Für die Konferenz auf der ISPO 2025 ging SPORT BRAND MEDIA eine Partnerschaft mit Wasserman ein, einem weltweit führenden Unternehmen im Bereich Sport- und Unterhaltungsmanagement, das Fachwissen, Kreativität und eine reibungslose Durchführung der Veranstaltung gewährleistet. Wasserman ist mit über 3.000 Mitarbeitern in 28 Ländern auf die Beratung, Vermarktung und Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen für Marken und Rechteinhaber sowie auf das Management von Sportlern und Künstlern spezialisiert. Mit Wasserman Live wird das Unternehmen das visuelle Erlebnis des Kongresses gestalten, einschließlich der Veranstaltungsräume, interaktiver Installationen und innovativer Markenaktivierungen, um für alle Teilnehmer eine eindringliche Verbindung zwischen Sport, Marken und Medien zu schaffen.

Die Budgetierung hört sich einfach an, aber die Redner machten deutlich, dass sie alles andere als einfach ist. Elisa beschrieb, wie das Finanzpersonal vollständig vom operativen Input abhängt:

Als Finanzexperte kann ich die Informationen nur sammeln, ich kann sie mir nicht selbst ausdenken.

Sie erläuterte die Instrumente wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Investitionsplanung und Liquiditätsprognosen. Aber auch mit Struktur kann man Dinge übersehen. Bei der Veranstaltung in Zürich wurde das VIP-Zelt zum Problem, weil Rampen und Lifte nicht früh genug bedacht worden waren. Die Kosten stiegen unerwartet. Gaby reflektiert über diese Lücke und sagt,

Am Anfang war es wirklich hart. Man denkt an alles, aber im Detail fehlen viele Dinge. Dann merkt man plötzlich, oh, das wird noch gebraucht.

Bei der Tour de Suisse ist der Prozess viel präziser. Die Budgetierung erfolgt von unten nach oben, wobei die Gebietsleiter und die Verkaufsteams Zahlen einspeisen. Elisa sagte,

Wir beginnen mit den operativen Mitarbeitern, die ihre Kosten und Einnahmen planen. Ich bin nur der Gegenpart, der die Informationen einholt.

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Der Cashflow scheint eine der größten Herausforderungen zu sein. Elisa verglich es mit der "Marschtabelle" im Radsport, die anzeigt, wie schnell die Fahrer einen Punkt passieren werden. Sie erklärte.

Wir wollen wissen, wie wir in Bezug auf die Liquidität durch die Runden kommen.

Die Planung der Zu- und Abflüsse ist von entscheidender Bedeutung, doch das Timing verursacht oft Stress. Sponsorengelder können verspätet eintreffen, die Einnahmen aus dem Catering sind ungewiss, und die Zahlungen der Lieferanten konzentrieren sich oft auf die Veranstaltung selbst. Elisa räumt ein.

Man kann sie weder in der Höhe noch im Timing vorhersagen,

Gaby betonte den Wert von Mehrjahresverträgen

Das macht alles sicherer und planbarer. Man kann mit langfristigen Partnern bestimmte Abschlagszahlungen vereinbaren. Das ist viel besser als Einjahresverträge.

Elisa stimmte dem zu und wies darauf hin, dass öffentliche Gelder in Zürich eine große Sicherheit bieten, während kurzfristige Sponsoringverträge ein Risiko darstellen. Sie sagte

Umsatzabhängige Einnahmen wie das Ticketing kommen oft erst nach der Veranstaltung.

Das erzeugt Druck, denn die Kosten müssen im Voraus bezahlt werden. Die Schlussfolgerung war klar: Die Liquiditätsplanung ist die Lebensader von Großveranstaltungen. Ohne sorgfältige Überwachung riskieren selbst erfolgreiche Veranstaltungen eines Tages den finanziellen Zusammenbruch.

So wie es bei einem Rennen Zwischensprints und Endstände gibt, erfordert das Finanzmanagement eine ständige Kontrolle. Elisa beschrieb das Projektcontrolling als "die laufende Aktualisierung des Projekterfolgs, um das Risiko abzuschätzen."

Für die Zürich bedeutete dies eine ständige Überarbeitung des anfänglichen Grobbbudgets, vor allem, wenn Angebote und Verträge sehr spät eintrafen. Sie zeigte auf

Gültige Prognosen gab es erst drei bis sechs Monate vor der Weltmeisterschaft.

Bei der Tour de Suisse sind die Aktualisierungen weniger häufig, da das Basisbudget bereits zuverlässig ist. Elisa warnte jedoch vor Selbstgefälligkeit

Man sollte es nicht versäumen, immer wieder nachzufragen und jede Position zu überprüfen, auch bei wiederkehrenden Ereignissen.

Gaby positionierte sich als Generalistin und verließ sich auf Experten, um tief in die Buchhaltung einzutauchen. Sie erklärte

Ich schaue mir das Gesamtbild an. Aber das Zusammenspiel zwischen Finanzen und Betrieb ist extrem wichtig.

Dies zeigt, dass die Finanzkontrolle keine einmalige Aktivität ist. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der sich anpasst, wenn reale Zahlen an die Stelle von Prognosen treten.

Ein Thema, das auffiel, waren die unerwarteten Kosten der Inklusion. Die UCI Para-Cycling Straßenweltmeisterschaften in Zürich waren die erste vollständig inklusive Radweltmeisterschaft, bei der Para- und Nicht-Para-Athleten gemeinsam antraten. Das bedeutete, dass eine barrierefreie Infrastruktur unabdingbar war, die jedoch im ersten Budget nicht vollständig berücksichtigt wurde.

Gaby erinnert sich an die Überraschungen

Man denkt, es geht nur um Toiletten, aber dann geht es um Rampen, Zelte, Aufzüge. Plötzlich wurde das VIP-Zelt in zwei Teilen gebaut, und dann stellten wir fest, dass es überhaupt nicht funktionierte. Es wurde zu teuer.

Diese Details zeigen, wie sich Werte und Visionen direkt auf die Finanzen auswirken. Das Streben nach Inklusion brachte zusätzliche Komplexität und Kosten mit sich, schuf aber auch eine Veranstaltung, die historisch und von großer Bedeutung war.

Wie Elisa es ausdrückte

Man muss für seine Reserveposition kämpfen. Man kann den Inhalt nicht definieren, wenn man ihn diskutiert, aber man kann sicher sein, dass er gebraucht wird.

Versteckte Kosten werden immer auftauchen, sei es durch Aufnahme, Wetter oder Anforderungen in letzter Minute. Die Lösung liegt nicht in einer perfekten Planung, sondern in flexiblen Reserven.

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Die vielleicht frustrierendste Herausforderung, die diskutiert wurde, war der fehlende Wissenstransfer zwischen den Veranstaltungen. Elisa erklärte, dass die Organisatoren oft fast bei Null anfangen. Sie bemerkte

Es gibt keine IST-Werte, es sei denn, man hat gute Verbindungen zu früheren Veranstaltern.

Thomas fragte, warum sich Fehler zu wiederholen scheinen. Gaby gab zu

Es fängt beim Sponsoring an und hört beim Projektcontrolling auf. Der internationale Verband müsste sich viel mehr dafür einsetzen, dass Wissen weitergegeben wird.

Bei der Tour de Suisse ist der Wissensaustausch selbstverständlicher, es gibt einen regelmässigen Austausch unter den Organisatoren. Aber bei globalen Einzelveranstaltungen bietet die UCI zwar Richtlinien, aber wenig Kontinuität. Wie Elisa hervorhob

Der UCI-Leitfaden für Organisatoren ist detailliert, aber jedes Land ist anders. Man kann nicht einfach kopieren und einfügen.

Das Ergebnis sind Ineffizienz, wiederholte Fehler und Frustration für diejenigen, die wissen, dass die Dinge reibungsloser laufen könnten.

Gegen Ende stellte Thomas eine schwierige Frage: Warum sollte man den Stress einer einmaligen Weltmeisterschaft überhaupt auf sich nehmen, wenn sie finanziell riskanter ist als eine wiederkehrende Veranstaltung?

Gabys Antwort kam sofort:

Das hat viel mit Emotionen zu tun. Ein großes Ereignis zu organisieren und dabei zu sein, ist etwas Großartiges. Vor allem beim Paracycling hatten sie zum ersten Mal die gleiche Bühne und die gleiche Siegerehrung. Diese Emotionen sind unbezahlbar.

Elisa fügte hinzu, dass einmalige Veranstaltungen auch Standortmarketing und sozialen Wert mit sich bringen. Städte und Regionen sehen sie als Investitionen jenseits von Gewinn und Verlust. Sie erklärte

Die Wertschöpfung ist oft wichtiger als das Endergebnis.

Dieser Austausch brachte den Kern der Sache auf den Punkt. Finanzen sind entscheidend, aber auch der Sinn. Veranstaltungen sind nicht nur Zahlen; sie sind Plattformen für Integration, Stolz und Vermächtnis. Elisa betonte auch, dass das Eingehen eines solchen Risikos die langfristigen Fähigkeiten fördert

Nach einer Weltmeisterschaft ist Ihr Team gestärkt. Es hat schon alles erlebt, von der frühen Budgetierung bis hin zu Krisen in letzter Minute. Dieses Fachwissen bleibt erhalten, und man kann es wieder verwenden.

Gaby fügte hinzu, dass solche Veranstaltungen auch Freiwillige und junge Fachkräfte inspirieren, indem sie sagte

Viele, die mit uns in Zürich gearbeitet haben, wollen jetzt im Sport bleiben. Auch das ist Teil des Vermächtnisses.

Bei der Verwaltung der Finanzen von Sportgroßveranstaltungen geht es weniger um perfekte Zahlen als vielmehr um den Umgang mit Unsicherheiten. Die UCI-Straßenweltmeisterschaften in Zürich zeigten die Risiken einmaliger Veranstaltungen: frühe Budgets, versteckte Kosten und ständige Revisionen. Die Tour de Suisse zeigte die Vorteile der Wiederholung: Erfahrungswerte, zuverlässige Daten und reibungslosere Abläufe.

Beide haben aber auch gezeigt, dass Veranstaltungen von Menschen, ihrem Fachwissen, ihrer Teamarbeit und ihrer Bereitschaft zur Anpassung abhängen. Und jenseits der Bilanzen hängen sie auch von Emotionen ab. Der Stolz, eine Weltmeisterschaft auszurichten, die gleichberechtigte Einbeziehung von Parasportlern, die Freude der Fans an den Straßen - all das lässt sich nicht allein in Zahlen messen.

Letztlich sind die Finanzen das Rückgrat, das solche Momente möglich macht. Und mit besserer Planung, stärkeren Reserven und echtem Wissenstransfer kann die Zukunft von Großveranstaltungen sowohl finanziell sicher als auch emotional unvergesslich sein.

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