Grandes eventos deportivos: Cómo planifican y controlan los costes los organizadores

La sesión comenzó sentando las bases con dos ejemplos contrastados: los Campeonatos del Mundo de carretera de la UCI en Zúrich y el Tour de Suiza. Mientras que el primero es un acontecimiento único y excepcional en sí mismo, el segundo es una carrera anual por etapas de ciclismo en carretera de 8 días de duración.

Elisa Schorno, Jefa de Finanzas de ProTouch Global, explicó lo rápido que estos formatos condicionan la planificación financiera desde el principio

Con los eventos puntuales, solemos partir del presupuesto del proyecto, que luego abarca varios años. Para eventos recurrentes como el Tour de Suiza, solemos trabajar a partir de un presupuesto anual que se repite, ajustado año a año.

Elisa aún no había terminado. Destacó que los Campeonatos del Mundo exigían establecer un presupuesto inicial ya en 2019, cuatro años y medio antes de que empezaran las carreras. Eso significaba planificar sin contar con el equipo definitivo y basarse en estimaciones muy aproximadas. La inflación, los costes hoteleros y los requisitos de accesibilidad cambiaron durante ese tiempo.

Por otro lado, el Tour de Suiza tiene la ventaja de los "valores de experiencia". En palabras de Gabriela Buchs, Codirectora de Operaciones de Eventos de los Campeonatos del Mundo de Ciclismo en Carretera y Paraciclismo de la UCI Zúrich 2024

Se toma el año anterior y tal vez los tres últimos años, y se ajusta en función del cantón. La experiencia es extremadamente importante.

Esta diferencia marca la pauta de que, mientras que los eventos únicos se basan en la incertidumbre, los eventos recurrentes se basan en la historia.

Una de las mayores diferencias en Zúrich fue lo pronto que tuvo que empezar el proceso. Las negociaciones con la UCI empezaron en 2019 y se firmó un acuerdo en 2020, años antes de que Elisa se incorporara oficialmente como Directora Financiera. Ella describió el reto

Ya cuatro años y medio antes del evento, hay que establecer algo que sirva siempre de base para el control financiero. Pero los responsables de la aplicación aún no están a bordo.

Esa desconexión creó tensiones. El "presupuesto de la iniciativa" inicial era a menudo demasiado aproximado, y no incluía detalles críticos como la infraestructura sin barreras. Gaby recuerda

Al principio, se olvidaba la inclusión. Cosas como rampas o aseos para la accesibilidad, estos detalles surgieron más tarde y tuvieron un gran impacto en el presupuesto.

En cambio, en el Tour de Suiza, el ciclo presupuestario es más corto y lo dirigen las mismas personas año tras año. Como señaló Gaby,

Las mismas personas presupuestan y también tienen que ejecutarlo. Eso lo hace mucho más fácil.

Esto demuestra cómo el calendario puede influir en la precisión financiera. Cuanto antes se empieza, mayor es la incertidumbre. Sin embargo, empezar pronto también tiene sus ventajas.

Elisa explicó que el largo plazo dio a Zurich la oportunidad de pensar a lo grande, y dijo

Podíamos fijar objetivos ambiciosos de inclusión y sostenibilidad porque teníamos años para planificar. Aunque esos objetivos supusieron un esfuerzo presupuestario, dieron al acontecimiento una identidad clara".

Gaby se mostró de acuerdo y añadió que este tipo de proyectos también crean conexiones políticas más fuertes

Cuando se empieza con años de antelación, las ciudades, los cantones y las partes interesadas participan mucho antes. Eso puede marcar la diferencia cuando surjan problemas más adelante.

Planificar un evento puede ser todo un reto, por eso SPORT BRAND MEDIA eligió a Wasserman como socio presentador.

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Presupuestar parece sencillo, pero los ponentes dejaron claro que no lo es tanto. Elisa describió cómo el personal financiero depende totalmente de la información operativa:

Como financiera, sólo puedo recopilar la información, no se me ocurre a mí.

Explicó las herramientas, como las cuentas de pérdidas y ganancias, la planificación de inversiones y la previsión de liquidez. Pero incluso con estructura, se pueden pasar cosas por alto. En el evento de Zúrich, la carpa VIP se convirtió en un problema al no haberse considerado con suficiente antelación las rampas y ascensores. Los costes aumentaron inesperadamente. Gaby reflexionó sobre este desfase y dijo

Al principio fue muy duro. Piensas en todo, pero en detalle faltan muchas cosas. Luego, de repente, te das cuenta de que esto todavía hace falta.

En el Tour de Suiza, el proceso es mucho más preciso. El presupuesto se elabora de abajo arriba, con los jefes de zona y los equipos de ventas aportando cifras. dice Elisa,

Empezamos con las personas operativas que planifican sus costes e ingresos. Yo sólo soy la contraparte que pide la información.

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El flujo de caja parecía ser uno de los retos más críticos. Elisa lo comparó con la "tabla de marchas" del ciclismo, que indica la velocidad a la que los corredores pasarán por un punto. Así lo explicó.

Queremos saber cómo pasamos las rondas en términos de liquidez.

Planificar las entradas y salidas es vital, pero el calendario suele crear tensiones. Los patrocinios pueden llegar tarde, los ingresos por catering son inciertos y los pagos a proveedores suelen concentrarse en torno al evento. admitió Elisa.

No se pueden proyectar ni en altura ni en calendario,

Gaby destacó el valor de los contratos plurianuales

Lo hace todo más seguro y planificable. Puedes acordar ciertos pagos a cuenta con socios a largo plazo. Es mucho mejor que los acuerdos de un año.

Elisa se mostró de acuerdo, señalando que los fondos públicos ofrecían una gran seguridad en Zúrich, mientras que los acuerdos de patrocinio de última hora conllevaban riesgos. Y añadió

Los ingresos que dependen de los ingresos, como la venta de entradas, no suelen llegar hasta después del acontecimiento.

Esto crea presión, porque los costes deben pagarse por adelantado. La conclusión fue clara: la planificación de la liquidez es el salvavidas de los grandes eventos. Sin una supervisión cuidadosa, incluso los eventos de éxito corren el riesgo de hundirse financieramente algún día.

Al igual que una carrera tiene sprints intermedios y clasificaciones finales, la gestión financiera requiere un seguimiento constante. Elisa describió el control del proyecto como "la actualización continua del éxito del proyecto, para evaluar el riesgo".

Para Zurich, esto significaba revisiones constantes del presupuesto inicial aproximado, sobre todo porque las ofertas y los contratos llegaban muy tarde. Reveló que

Las previsiones válidas sólo llegaban de tres a seis meses antes del Mundial.

En el Tour de Suiza, las actualizaciones son menos frecuentes porque el presupuesto base ya es fiable. Pero Elisa advirtió contra la complacencia

No hay que descuidar preguntar una y otra vez y comprobar cada posición, incluso con acontecimientos recurrentes.

Gaby se posicionó como generalista, apoyándose en expertos para profundizar en la contabilidad. Explicó

Miro el panorama general. Pero la interacción entre finanzas y operaciones es extremadamente importante.

Esto demuestra que el control financiero no es una actividad puntual. Es más bien un proceso continuo, que se adapta a medida que los números reales sustituyen a las proyecciones.

Un tema que destacó fue el inesperado coste de la inclusión. Los Campeonatos del Mundo de Paraciclismo en Carretera de la UCI, celebrados en Zúrich, fueron los primeros Mundiales de ciclismo totalmente inclusivos, al acoger juntos a atletas para y no para. Esto significaba que la infraestructura sin barreras era esencial, pero no se tuvo en cuenta en el presupuesto inicial.

Gaby recuerda las sorpresas

Crees que son sólo aseos, pero luego son rampas, carpas, ascensores. De repente, la carpa VIP se construyó en dos piezas, y entonces nos dimos cuenta de que no funcionaba. Resultó demasiado caro.

Estos detalles ponen de relieve cómo los valores y la visión repercuten directamente en las finanzas. El afán de inclusión añadió complejidad y costes, pero también creó un acontecimiento histórico y profundamente significativo.

Como dijo Elisa

Debes luchar por tu posición de reserva. No puedes definir el contenido cuando lo estás discutiendo, pero puedes estar seguro de que será necesario.

Siempre aparecerán costes ocultos, ya sea por la inclusión, el tiempo o los requisitos de última hora. La solución no es una planificación perfecta, sino unas reservas flexibles.

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Quizá el reto más frustrante que se debatió fue la falta de transferencia de conocimientos entre actos. Elisa explicó que los organizadores suelen empezar casi de cero. Señaló

No hay valores IST a menos que tengas buenas conexiones con organizadores anteriores.

Thomas preguntó por qué los errores parecen repetirse. Gaby admitió

Se empieza con el patrocinio y se acaba con el control del proyecto. La asociación internacional tendría que luchar mucho más para asegurarse de que se transmiten los conocimientos.

En el Tour de Suiza, el intercambio de conocimientos se produce de forma más natural, con intercambios regulares entre los organizadores. Pero en los eventos mundiales puntuales, la UCI proporciona directrices pero poca continuidad. Como señala Elisa

La guía del organizador de la UCI es detallada, pero cada país es diferente. No se puede copiar y pegar.

El resultado es la ineficacia, la repetición de errores y la frustración de quienes saben que las cosas podrían ir mejor.

Hacia el final, Thomas planteó una pregunta difícil: ¿por qué asumir el estrés de un Campeonato del Mundo único, si es más arriesgado económicamente que un evento recurrente?

La respuesta de Gaby fue inmediata:

Tiene mucho que ver con las emociones. Organizar un gran acontecimiento y formar parte de él es algo grandioso. Especialmente con el paracycling, por primera vez tenían el mismo escenario, la misma ceremonia de ganadores. Esas emociones no tienen precio.

Elisa añadió que los eventos puntuales también aportan marketing de localización y valor social. Las ciudades y regiones los ven como inversiones que van más allá de los beneficios y las pérdidas. Explicó

La creación de valor es a menudo más importante que el resultado final.

Este intercambio captó el meollo de la cuestión. Las finanzas son cruciales, pero también lo es el significado. Los eventos no son sólo números; son plataformas para la inclusión, el orgullo y el legado". Elisa también subrayó que asumir ese riesgo crea capacidad a largo plazo

Después de un Campeonato Mundial, tu equipo es más fuerte. Lo han visto todo, desde la elaboración de presupuestos hasta las crisis de última hora. Esa experiencia permanece, y puedes volver a utilizarla.

Gaby añadió que estos acontecimientos también inspiran a los voluntarios y a los jóvenes profesionales.

Muchos de los que trabajaron con nosotros en Zúrich ahora quieren seguir en el deporte. Eso también forma parte del legado.

Gestionar las finanzas de los grandes acontecimientos deportivos no es tanto una cuestión de números perfectos como de navegar por la incertidumbre. Los Campeonatos del Mundo de carretera de la UCI en Zúrich mostraron los riesgos de los acontecimientos únicos: presupuestos tempranos, costes ocultos y revisiones constantes. El Tour de Suiza mostró los beneficios de la repetición: valores de experiencia, datos fiables y ciclos más suaves.

Sin embargo, ambos revelaron la misma verdad: los acontecimientos dependen de las personas, de su experiencia, de su trabajo en equipo y de su voluntad de adaptación. Y más allá de los balances, dependen de las emociones. El orgullo de albergar un campeonato del mundo, la inclusión de los para-atletas en igualdad de condiciones, la alegría de los aficionados a lo largo de las carreteras, todo ello no puede medirse únicamente en cifras.

Al fin y al cabo, la financiación es la columna vertebral que hace posibles tales momentos. Y con una mejor planificación, reservas más sólidas y una verdadera transferencia de conocimientos, el futuro de los grandes eventos puede ser a la vez financieramente seguro y emocionalmente inolvidable.

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