Les grandes manifestations sportives : Comment les organisateurs planifient et contrôlent les coûts

La session a commencé par planter le décor avec deux exemples contrastés, les Championnats du monde de cyclisme sur route de l'UCI à Zurich et le Tour de Suisse en Suisse. Alors que le premier est un événement unique et ponctuel, le second est une course annuelle par étapes de 8 jours.

Elisa Schorno, responsable des finances chez ProTouch Global, a expliqué comment la rapidité de ces formats influe sur la planification financière dès le départ

Pour les événements ponctuels, nous avons tendance à nous baser sur le budget du projet, qui couvre alors plusieurs années. Pour les événements récurrents comme le Tour de Suisse, nous travaillons généralement à partir d'un budget annuel qui se répète, ajusté année après année.

Elisa n'en a pas fini. Elle a souligné que les championnats du monde nécessitaient l'établissement d'un budget initial dès 2019, soit quatre ans et demi avant le début des courses. Cela signifie qu'il faut planifier sans que l'équipe finale soit en place, tout en se basant sur des estimations très approximatives. L'inflation, le coût des hôtels et les exigences en matière d'accessibilité ont tous changé pendant cette période.

D'un autre côté, le Tour de Suisse a l'avantage d'offrir des "valeurs d'expérience". Comme l'explique Gabriela Buchs, codirectrice des opérations événementielles des Championnats du monde de cyclisme sur route et de paracyclisme de l'UCI 2024 à Zurich

On prend l'année précédente et peut-être les trois dernières années, et on ajuste en fonction du canton. L'expérience est extrêmement importante.

Cette différence donne le ton : alors que les événements ponctuels reposent sur l'incertitude, les événements récurrents s'appuient sur l'histoire.

L'une des plus grandes différences à Zurich a été la précocité du processus. Les négociations avec l'UCI ont commencé en 2019 et un accord a été signé en 2020, des années avant qu'Elisa ne rejoigne officiellement la direction des finances. Elle a décrit le défi

Quatre ans et demi avant l'événement, il faut déjà mettre en place quelque chose qui servira toujours de base au contrôle financier. Mais les personnes chargées de la mise en œuvre ne sont pas encore à bord.

Ce décalage a créé des tensions. Le premier "budget de l'initiative" était souvent trop approximatif et ne tenait pas compte de détails essentiels tels que l'infrastructure sans obstacles. Gaby se souvient

Au début, l'inclusion a été oubliée. Des choses comme des rampes ou des toilettes pour l'accessibilité, ces détails sont apparus plus tard et ont eu un impact important sur le budget.

En revanche, au Tour de Suisse, le cycle budgétaire est plus court et dirigé par les mêmes personnes année après année. Comme l'a fait remarquer Gaby,

Ce sont les mêmes personnes qui établissent le budget et qui doivent le mettre en œuvre. Cela facilite grandement les choses.

Cela montre à quel point le choix du moment peut influencer la précision financière. Plus on commence tôt, plus l'incertitude est grande. Pourtant, le fait de commencer tôt a aussi ses avantages.

Elisa a expliqué que le long délai de mise en œuvre a donné à Zurich la possibilité de voir grand, et a déclaré

Nous avons pu fixer des objectifs ambitieux en matière d'inclusion et de durabilité parce que nous avions des années pour planifier. Même si ces objectifs ont grevé le budget, ils ont donné à l'événement une identité claire.

Gaby est d'accord, ajoutant que de tels projets créent également des liens politiques plus forts

Lorsque vous commencez des années à l'avance, vous amenez les villes, les cantons et les parties prenantes à se joindre à vous bien plus tôt. Cela peut faire la différence lorsque des problèmes apparaissent plus tard.

La planification d'un événement peut être un défi - c'est pourquoi SPORT BRAND MEDIA a choisi Wasserman comme partenaire de présentation.

Pour sa conférence à l'ISPO 2025, SPORT BRAND MEDIA s'est associé à Wasserman, un leader mondial de la gestion des sports et des divertissements, pour apporter son expertise, sa créativité et une exécution sans faille à l'événement. Wasserman, qui compte plus de 3 000 employés dans 28 pays, est spécialisé dans le conseil, le marketing et le développement de solutions sur mesure pour les marques et les détenteurs de droits, ainsi que dans la gestion d'athlètes et d'artistes. Par l'intermédiaire de Wasserman Live, la société concevra l'expérience visuelle du congrès, y compris les espaces événementiels, les installations interactives et les activations de marques innovantes, créant ainsi une connexion immersive entre les sports, les marques et les médias pour tous les participants.

La budgétisation semble simple, mais les intervenants ont clairement indiqué que c'était loin d'être le cas. Elisa a décrit comment le personnel financier dépend entièrement des données opérationnelles :

En tant que financier, je ne peux que collecter les informations, je ne peux pas y penser moi-même.

Elle a expliqué les outils, tels que les comptes de résultats, la planification des investissements et les prévisions de liquidités. Mais même avec une structure, il arrive que l'on passe à côté de certaines choses. Pour l'événement de Zurich, la tente VIP est devenue un problème parce que les rampes et les ascenseurs n'avaient pas été envisagés suffisamment tôt. Les coûts ont augmenté de manière inattendue. Gaby a réfléchi à cette lacune et a déclaré : "Au début, c'était vraiment difficile,

Au début, c'était vraiment difficile. On pense à tout, mais dans les détails, il manque beaucoup de choses. Puis, tout à coup, on se rend compte qu'on en a encore besoin.

Au Tour de Suisse, le processus est beaucoup plus précis. La budgétisation se fait de bas en haut, avec les responsables de secteur et les équipes de vente qui fournissent des chiffres. Elisa précise : "Nous commençons par les personnes qui travaillent sur le terrain et qui ont besoin d'aide,

Nous commençons par les personnes opérationnelles qui planifient leurs coûts et leurs revenus. Je ne suis que l'homologue qui demande les informations.

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Le flux de trésorerie semble être l'un des défis les plus importants. Elisa l'a comparé à la "table de marche" dans le cyclisme, qui indique à quelle vitesse les coureurs passeront un point. Elle explique : "Nous voulons savoir comment nous passerons les tours en termes de liquidités.

Nous voulons savoir comment nous passerons les tours en termes de liquidités.

Il est essentiel de planifier les entrées et les sorties, mais le calendrier est souvent source de stress. Les sponsors peuvent arriver en retard, les recettes de la restauration sont incertaines et les paiements des fournisseurs sont souvent concentrés autour de l'événement. Elisa l'admet.

Vous ne pouvez pas les prévoir ni en hauteur ni en temps,

Gaby a souligné la valeur des contrats pluriannuels

Cela rend les choses plus sûres et plus faciles à planifier. Vous pouvez convenir de certains paiements de comptes avec des partenaires à long terme. C'est beaucoup mieux que des contrats d'un an.

Elisa est d'accord, soulignant que les fonds publics offrent une grande sécurité à Zurich, alors que les contrats de parrainage de dernière minute comportent des risques. Elle a ajouté

Les revenus qui dépendent des recettes, comme la billetterie, ne sont souvent perçus qu'après l'événement.

Cela crée une pression, car les coûts doivent être payés à l'avance. La conclusion était claire : la planification des liquidités est la ligne de vie des grands événements. Sans un suivi attentif, même les événements réussis risquent un jour de s'effondrer financièrement.

Tout comme une course comporte des sprints intermédiaires et un classement final, la gestion financière nécessite un suivi constant. Elisa décrit le contrôle de projet comme "la mise à jour permanente de la réussite du projet, afin d'évaluer le risque".

Pour Zurich, cela a signifié des révisions constantes du budget initial approximatif, en particulier lorsque les offres et les contrats sont arrivés très tardivement. Elle a révélé que

Les prévisions valables ne sont arrivées que trois à six mois avant la Coupe du monde.

Au Tour de Suisse, les mises à jour sont moins fréquentes car le budget de base est déjà fiable. Mais Elisa met en garde contre la complaisance

Il ne faut pas négliger de demander encore et encore et de vérifier chaque position, même avec des événements récurrents.

Gaby se positionne comme une généraliste, s'appuyant sur des experts pour approfondir la comptabilité. Elle explique

Je regarde la situation dans son ensemble. Mais l'interaction entre les finances et les opérations est extrêmement importante.

Cela montre que le contrôle financier n'est pas une activité ponctuelle. Il s'agit plutôt d'un processus continu, qui s'adapte à mesure que les chiffres réels remplacent les projections.

L'un des thèmes qui est ressorti est le coût inattendu de l'inclusion. Les championnats du monde de paracyclisme sur route de l'UCI à Zurich ont été la première Coupe du monde de cyclisme entièrement inclusive, accueillant des athlètes para et non para. Cela signifiait qu'une infrastructure sans obstacle était essentielle, mais elle n'avait pas été pleinement prise en compte dans le budget initial.

Gaby se souvient des surprises

Vous pensez qu'il ne s'agit que de toilettes, mais ensuite il y a des rampes, des tentes, des ascenseurs. Soudain, la tente VIP a été construite en deux parties, puis nous avons réalisé qu'elle ne fonctionnait pas du tout. C'était devenu trop cher.

Ces détails soulignent l'impact direct des valeurs et de la vision sur les finances. La volonté d'inclusion a ajouté de la complexité et des coûts, mais a aussi créé un événement historique et profondément significatif.

Comme l'a dit Elisa

Vous devez vous battre pour votre position de réserve. Vous ne pouvez pas définir le contenu lorsque vous en discutez, mais vous pouvez être sûr qu'il sera nécessaire.

Des coûts cachés apparaîtront toujours, qu'il s'agisse d'inclusion, de conditions météorologiques ou d'exigences de dernière minute. La solution n'est pas une planification parfaite, mais des réserves flexibles.

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Le manque de transfert de connaissances entre les événements est peut-être le défi le plus frustrant qui ait été abordé. Elisa a expliqué que les organisateurs partent souvent de zéro. Elle a fait remarquer

Il n'y a pas de valeurs TSI à moins d'avoir de bonnes relations avec les organisateurs précédents.

Thomas a demandé pourquoi les erreurs semblent se répéter. Gaby admet

Cela commence par le parrainage et se termine par le contrôle du projet. L'association internationale devrait se battre davantage pour s'assurer que les connaissances sont transmises.

Au Tour de Suisse, le partage des connaissances se fait plus naturellement, avec des échanges réguliers entre les organisateurs. En revanche, lors d'événements ponctuels d'envergure mondiale, l'UCI fournit des lignes directrices, mais peu de continuité. Comme le souligne Elisa

Le guide de l'organisateur de l'UCI est détaillé, mais chaque pays est différent. Il n'est pas possible de faire un simple copier-coller.

Il en résulte un manque d'efficacité, des erreurs répétées et de la frustration pour ceux qui savent que les choses pourraient être plus simples.

Vers la fin, Thomas a posé une question difficile : pourquoi assumer le stress d'un championnat du monde unique, si c'est financièrement plus risqué qu'un événement récurrent ?

La réponse de Gaby a été immédiate :

C'est une question d'émotions. Organiser un grand événement et en faire partie est quelque chose de formidable. Surtout avec le paracyclisme, pour la première fois ils ont eu la même scène, la même cérémonie de remise des prix. Ces émotions n'ont pas de prix.

Elisa a ajouté que les événements ponctuels apportent également une valeur marketing et sociale. Les villes et les régions les considèrent comme des investissements qui vont au-delà des profits et des pertes. Elle explique

La création de valeur est souvent plus importante que le résultat final.

Cet échange a permis de saisir le cœur du problème. Les finances sont essentielles, mais le sens l'est tout autant. Les événements ne sont pas que des chiffres ; ce sont des plateformes d'inclusion, de fierté et d'héritage. Elisa a également souligné que le fait de prendre de tels risques renforce les capacités à long terme

Après un championnat du monde, votre équipe est plus forte. Elle a tout vu, de la budgétisation précoce aux crises de dernière minute. Cette expertise demeure et vous pouvez l'utiliser à nouveau.

Gaby ajoute que de tels événements inspirent également les bénévoles et les jeunes professionnels.

Beaucoup de ceux qui ont travaillé avec nous à Zurich veulent maintenant rester dans le sport. Cela fait aussi partie de l'héritage.

La gestion financière des grands événements sportifs est moins une affaire de chiffres parfaits que de gestion de l'incertitude. Les Championnats du monde de cyclisme sur route de l'UCI à Zurich ont montré les risques des événements uniques : budgets précoces, coûts cachés et révisions constantes. Le Tour de Suisse a montré les avantages de la répétition : valeurs d'expérience, données fiables et cycles plus fluides.

Mais les deux ont également révélé la même vérité : les événements dépendent des personnes, de leur expertise, de leur travail d'équipe et de leur volonté d'adaptation. Et au-delà des bilans, ils dépendent de l'émotion. La fierté d'accueillir un championnat du monde, l'intégration des para-athlètes sur un pied d'égalité, la joie des supporters le long des routes, tout cela ne se mesure pas uniquement en chiffres.

En fin de compte, le financement est l'épine dorsale qui rend ces moments possibles. Grâce à une meilleure planification, à des réserves plus solides et à un véritable transfert de connaissances, l'avenir des grands événements peut être à la fois sûr sur le plan financier et inoubliable sur le plan émotionnel.

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